Reorganisatie en hoog verzuim
JongLeren is een stichting die voorschoolse educatie aanbiedt in Den Haag aan kinderen van 2,5 tot 4 jaar. Alle medewerkers van JongLeren zijn vrouw, afkomstig uit verschillende culturen.
JongLeren heeft te maken met hoog verzuim. Directeur Jeanine Wehrmann legt uit: “Het verzuim ligt tussen de 12 en 18 procent, en dat vraagt om actie. Hoewel er ook altijd veel collega’s met zwangerschapsverlof zijn, is dit cijfer echt te hoog.”
“Eindelijk een training waar we wat aan hebben”
De samenwerking ontstond toen de managers van JongLeren deelnamen aan een organisatiebrede training die wij vanuit Hetsen & Visschers verzorgden voor alle werkmaatschappijen binnen Xtra (het moederbedrijf van JongLeren). “Mijn managers waren zó enthousiast,” vertelt Jeanine. “Ze kwamen bij mij op de lijn met: dit werkt heel goed. Eindelijk een training waar we wat aan hebben.”
Voor Jeanine was dat een belangrijk signaal. “Je moet werken met wat er is, en daar zat de energie.” Het was duidelijk dat onze aanpak goed aansloot op de praktijk van JongLeren: concrete situaties oefenen, veiligheid creëren en samen leren hoe je moeilijke gesprekken voert. “Zo ontstond het idee om samen een traject te ontwikkelen voor JongLeren, dat vooral gericht was op het versterken van een gezonde werkcultuur.”
Vanuit Hetsen & Visschers brachten we onze expertise met spel, theater en praktijkgerichte leerprikkels in om een aanpak te ontwerpen die precies aansloot op de uitdagingen van JongLeren.
Gezond werken, eigenaarschap vergroten en elkaar aanspreken
Natuurlijk moest het verzuim omlaag,maar voor Jeanine lag de werkelijke ambitie dieper. “Eigenlijk gaat dit over het empoweren van vrouwen en het versterken van de teams,” zegt ze. “Mede door onze mix van culturen is het heel belangrijk dat je mensen meeneemt in hoe je samen gezond en plezierig aan het werk blijft.”
In de gesprekken die we met Jeanine hadden, kwamen we steeds verder tot de kern. Zo wilden we de aandacht verschuiven van een focus op ziek zijn naar een focus op gezond werken. Onder andere door het vergroten van eigenaarschap bij de collega’s. Verzuim is namelijk niet alleen het probleem van de manager. Het is een eigen verantwoordelijkheid. Collega’s moeten voelen dat ze zelf stappen kunnen zetten en dat collega’s en managers hen daarbij ondersteunen.
Dat vraagt om een cultuur waarin collega’s goed met elkaar in gesprek kunnen gaan en elkaar kunnen aanspreken op gedrag. “Het begint met bespreken wat onze normen en waarden zijn,” zegt Jeanine. “Dan maak je daar met elkaar afspraken over. En pas dán kun je elkaar erop aanspreken.”
Ook de rol van de manager stond centraal: niet steeds brandjes blussen of zieke collega’s “managen”, maar sterker worden in contact, gesprek en preventie.
Onze interactieve aanpak met theater, spel en de inzet van trainingsacteurs en praktijktrainers was ideaal om deze beweging bij JongLeren in gang te zetten. Dus ontwikkelden we een programma om hiermee aan de slag te gaan.
Gezond aan het werk met de Samen Sterk-waaier
Na de enthousiaste ervaringen van de managers met onze eerdere verzuimtraining, was de volgende stap het maken van een interne campagne. Jeanine vertelt: “Met ons MT, Hetsen & Visschers en ons marketingbureau Adsure hebben we de interne campagne Samen Sterk – Gezond aan het Werk opgezet.”
Een belangrijk onderdeel daarvan is de Samen Sterk-waaier: een laagdrempelig, visueel hulpmiddel dat medewerkers ondersteunt in hun dagelijks werk én in gesprekken met collega’s en managers. Tijdens sessies en op de werkvloer wordt de waaier actief gebruikt. Dit helpt om het gesprek over ziekte, verzuim, vitaliteit en samenwerking te normaliseren. Dit ondersteunt de verschuiving van “ziek melden” naar de vraag: wat heb jij nodig om goed aan het werk te blijven?
De inhoud van de waaier maakten we op basis van de thema’s die we in de gesprekken met JongLeren ophaalden.
Een aanpak in drie fases
Het traject dat we hebben ontwikkeld, bestaat uit drie fases die steeds een laag dieper gaan in de organisatie. Jeanine benadrukt het belang daarvan: “Niet even een training en weer door, maar echt duurzaam om het in te bedden in het hoofd en hart van de mensen. Daar geloof ik heel erg in.”
Fase 1: brede sessies per gebied
De eerste fase bestond uit vijf gebiedsbrede sessies. Jeanine was daarbij telkens de kernboodschapper, samen met de gebiedsmanager en de praktijktrainers en trainingsacteurs van Hetsen & Visschers.
Onze praktijktrainers zagen hoe medewerkers soms binnenkwamen met weinig energie. Jeanine: “Ze dachten dan: ik heb al de hele dag gewerkt en nu moet ik hier óók nog zitten.” Maar dat gevoel sloeg snel om. “Het was zó leuk. We hebben zoveel met elkaar gelachen. Alles mocht gezegd worden.”
We kozen hier onder andere voor een Lagerhuis-debat en voor regietheater. Jeanine: “De praktijktrainers van Hetsen & Visschers lieten zien wat er gebeurt als een gesprek niet goed gaat. Dat was soms hilarisch.” Jeanine merkte hoe collega’s hierdoor vrijer werden om zelf mee te doen: “Je mocht wel aanwijzingen geven, maar je hoefde niet zelf te spelen. Dat deden ze heel goed.”
Belangrijk was ook het doorbreken van een hardnekkige aanname. “Mensen zeiden: we dachten dat jij zou komen vertellen dat we niet meer mochten verzuimen. Maar daar ging het niet over. Ze voelden zich gezien en gehoord, we hebben met elkaar persoonlijke verhalen gedeeld. Zo konden mensen beter de tweede fase in gaan.”
Fase 2: verdiepende sessies per locatie
In fase 2 gingen managers onder bebeleiding van onze praktijktrainers aan de slag in kleine groepen per locatie, ongeveer acht tot negen medewerkers. Jeanine stapte hier bewust uit.
Onze trainers ontwierpen per locatie een verdiepend programma, afgestemd op wat daar speelde. Wat speelt er hier écht, wat moet anders en hoe spreken we dat samen af? Jeanine: “Daarmee werden belangrijke thema’s zichtbaar, zoals het onderscheid tussen ziekte en verzuim. Ook werd er veel meer ingegaan op hoe je met elkaar in gesprek kunt gaan over deze en andere thema’s. We oefenden dat met de collega’s en managers.”
Fase 3: borging en verankering
Binnenkort volgt fase 3. De precieze vorm wordt bepaald na onze evaluatie, maar het staat vast dat er nog een verdiepende stap komt. Jeanine: “We willen dit borgen. Hoe precies, dat moeten we nog met Hetsen & Visschers uitwerken.” Voor fase 3 is geen subsidie meer, maar JongLeren investeert zelf verder. “Ik heb budget gereserveerd,” zegt Jeanine. “Elk procent verzuim dat daalt, scheelt veel geld en vooral veel collega’s die gezond en met plezier samenwerken. Dat maakt deze investering het dubbel en dwars waard.”
Resultaten tot nu toe
Hoewel het traject nog loopt, ziet Jeanine al duidelijke veranderingen in houding en gedrag. “Ik hoor veel enthousiaste verhalen,” zegt ze. “Het begint bij bewustzijn. Als je weet hoe je met elkaar het goede gesprek kan voeren, zaken bespreekbaar kan maken en met elkaar afspraken maakt binnen je team dan wordt aanspreken ook een logische stap. Zo gaan we respectvol met elkaar om en kunnen we onze ambitie waarmaken: elk kind beter voorbereid naar de basisschool. Daarom investeren wij in onze collega’s.”
Ze merkt ook dat collega’s zich vrijer voelen en dat de gesprekscultuur veiliger wordt. Humor speelt daarbij een grote rol. “Het was zó leuk. Ze hebben zoveel gelachen, en dat is echt mede te danken aan de praktijktrainers,” vertelt Jeanine. “Humor verbindt enorm.” Ook managers voelen zich gesteund en hebben meer handvatten om het gesprek aan te gaan.
Op de locaties is het effect direct zichtbaar. Teams regelen zaken nu nog meer zelf en collega’s nemen meer verantwoordelijkheid. Iedereen heeft nu dezelfde informatie over wat ze van elkaar mogen verwachten en hoe ze hier zelf en met het team naar kunnen handelen. Het onderwerp leeft en het bewustzijn is gegroeid door de verschillende oefenvormen en verdiepende sessies.
Harde cijfers zijn er nog niet, maar de eerste signalen zijn positief: minder automatische ziekmeldingen, duidelijkere afspraken en collega’s die zelf initiatief nemen. De beweging is begonnen. “Mensen moeten het voelen en weten,” zegt Jeanine. “Dat begint steeds meer werkelijkheid te worden.”
De beweging die JongLeren zelf heeft ingezet
Tot nu toe kijkt Janine vooral met trots en realisme naar wat er al in beweging is gezet. Ze benadrukt dat het gaat om een duurzame manier van samenwerken die echt bij JongLeren past. “En dat begin ik terug te zien,” zegt ze. “Collega’s durven zich uit te spreken, managers merken dat gesprekken makkelijker worden en de gezamenlijke verantwoordelijkheid voelt vanzelfsprekender voor iedereen.”
Onze rol was het creëren van een traject waarin structuur, handvatten, taal en een veilige ruimte om te oefenen samenkwamen. Het is mooi om te zien dat het collega’s dichter bij elkaar brengt en zorgt voor een omslag naar meer vitaliteit en eigenaarschap op de locaties. Maar dit traject werkt alleen omdat JongLeren zélf de beweging heeft durven maken. Omdat ze open stonden voor gesprek, nieuwe manieren wilden proberen en de moed hadden om met elkaar naar de bestaande patronen te kijken.
En daarvoor verdient JongLeren een pluim: ze hebben dit niet alleen omarmd, maar er keihard aan gewerkt. Met lef, met humor en boven alles: met elkaar!
