Leveringsvoorwaarden

Samenwerkingsafspraken en leveringsvoorwaarden

Voor het inzetten van trainingsacteurs, senior trainingsacteurs/co-trainers bij Trainingen, Workshops, Coaching, Assessments, Mystery Shopping/Guests, Interactieve (regie) bijeenkomsten, Bedrijfsfilms, E-learning e.d.

1.  Wanneer trainingsacteurs, senior trainingsacteurs/(co-)trainers, dagvoorzitters e.d. door Hetsen & Visschers worden ingezet voor een opdracht bij u of een samenwerkingspartner, dan kunnen zij bij nieuwe opdrachten enkel en alleen via een aanvraag aan Hetsen & Visschers opnieuw worden ingezet.

De trainingsacteurs en senior trainingsacteurs e.a. mogen niet rechtstreeks benaderd worden voor vervolg- en andersoortige opdrachten.

2.  De opdrachtbevestiging

Wanneer is een aanvraag definitief of optioneel?

Aanvragen zijn definitief, tenzij nadrukkelijk vermeld staat dat ze optioneel zijn.

Op het moment dat wij een aanvraag binnen krijgen met informatie over de soort opdracht, kunnen wij een passende trainingsacteur, trainer, co-trainer, coach, e.d. voor u inplannen.

Wij ontvangen, indien mogelijk, graag een snelle bevestiging schriftelijk/per e-mail van de opdracht. Een snelle bevestiging van de opdracht is van belang in verband met:

Een definitieve inplanning

De gewenste inzet wordt voor u definitief ingepland en afgeblokt voor andere aanvragers. U ontvangt als opdrachtgever hiervan tijdig schriftelijk bericht met de noodzakelijke gegevens over de opdracht en de inzet. Bij een definitieve inplanning zijn de annulerings- en leveringsvoorwaarden van toepassing. Zie verdere informatie hierover bij punt 3.

Een optionele inplanning

De trainingsacteur/senior trainingsacteur heeft de vrijheid om te kiezen voor een andere aanvraag/ opdracht die definitief is, indien u bij overleg (na een nieuwe aanvraag) deze zekerheid niet op korte termijn kunt geven. Vandaar dat we adviseren om een optie zo spoedig mogelijk definitief te maken.

3.  Annulering/wijziging van de opdracht

In het geval dat de opdrachtgever/ samenwerkingspartner, na een schriftelijke of mondelinge bevesti­ging van de opdracht, dan wel­ na akkoordverklaring met de offerte de opdracht of een deel ervan wijzigt van datum, dan wel annuleert 3 weken of korter­­ voor de afgespro­ken opdracht (tenzij anders schriftelijk aangegeven in de bevestiging) wordt door Hetsen & Visschers 100% van het voor die opdracht(en) overeengekomen bedrag in rekening gebracht. Hetsen & Visschers heeft bij annulering en wijziging namelijk ook een betalingsverplichting aan de trainingsacteur(s)/(co-)trainer(s).

Betaling voorbereidende werkzaamheden

Op het moment dat er een annulering is van een opdracht waarvoor in afstemming met opdrachtgever al voorbereidende werkzaamheden zijn gedaan, zoals bijvoorbeeld het ontwikkelen programma en schrijven van een scène(s), tekstkennis, repetitie, etc. zullen deze voorbereidingskosten bij annulering buiten de annuleringsperiode wél in rekening worden gebracht de opdrachtgever.

Degene die de trainingsacteur(s)/senior trainingsacteur (s) e.d. aanvraagt is onze formele opdrachtgever, tenzij anders aangegeven.

Dit is voor u van belang in uw afspraken met uw klanten; dat u goede informatie geeft over o.a. onze annulering- dan wel wijzigingskosten. We verzoeken onze opdrachtgevers zeer zorgvuldig met annuleringen en/of wijzigingen van datum om te gaan buiten de annuleringsperiode. Dit omdat we de agenda afblokken voor die personen voor andere aanvragen.

Covid-19 en Coronamaatregelen

De annulerings- en wijzigingsregeling is niet van toepassing wanneer opdrachten binnen 3 weken geannuleerd worden omdat de richtlijnen van de overheid ( RIVM of Veiligheidsregio) inzake covid-19 deze opdrachten niet toestaan. Er worden dan géén annuleringskosten in rekening gebracht.

De annuleringsregeling is wel van toepassing wanneer organisaties er zelf voor kiezen opdrachten niet door te laten gaan of qua datum te verzetten binnen de 3 weken voorafgaande aan de opdracht. Terwijl de opdracht wel mag doorgaan volgens de richtlijnen van de overheid ( RIVM of Veiligheidsregio) en de opdrachten definitief zijn.

In dat geval is het niet juist wanneer dat op ons als bureau en de trainingsacteurs afgeschoven wordt en worden de kosten volledig in rekening gebracht.

4.  Voorbereiding en aanvullende informatie

Goede informatie vooraf is van belang voor om voor u de meest passende trainingsacteur(s)/(co-)trainer(s) te vast te leggen/reserveren. We ontvangen graag goede informatie over de opdracht en de wensen over de inzet. De eventuele kosten ten aanzien van de voorbereiding worden vooraf en in overleg met u bepaald. Informatie over de opdracht ontvangen we graag tijdig via ons e-mailadres info@hetsen-visschers.nl. Wij zorgen ervoor dat de trainingsacteur(s)/(co-)trainer(s) de noodzakelijke informatie ontvangen.

5.  Studiemateriaal of een syllabi

Indien gewenst, zorgt het bureau voor digitaal studiemateriaal.

6.  Ruimte, stoelopstelling en geluid

De interactie, de verstaanbaarheid en de zichtbaarheid zijn van groot belang bij wat wij doen en leveren. U kunt hierbij denken aan trainingsgroepen, regietheater, illustratie –of terugspeeltheater of een andere vorm waarbij de interactie, geluid en zichtbaarheid van belang zijn bij een dergelijke groepsgrootte. Ruimte, stoelopstelling, speelvlak en geluid worden door de opdrachtgever verzorgd. Bij twijfel of vragen hierover kunt u contact opnemen met Hetsen & Visschers.

Ruimte

Een vergaderopstelling met vaste tafels die niet verplaatsbaar zijn is niet geschikt. Het mooiste is wanneer de ruimte qua grootte afgestemd is en past bij het aantal deelnemers aan de bijeenkomst. Soms kan een erg grote ruimte toch geschikt zijn voor een groep van bijvoorbeeld 30 personen, wanneer de stoelen verplaatsbaar zijn en de ruimte daardoor wat aangepast kan worden aan de hoeveelheid deelnemers. Bij regietheater en illustratiescènes is een theateropstelling of de opstelling van rijen stoelen zonder tafels ertussen in een halve cirkelopstelling met looppaden in het midden en aan de zijkanten gewenst.

Podium en speelvlak

In het algemeen moet de opdrachtgever zorgen voor een geschikt speelvlak, dus een aantal m2 waarop het spel voldoende getoond kan worden. Hoeveel m2 is ter beoordeling van Hetsen & Visschers. Bij een groepsgrootte groter dan 40-50 personen moet de opdrachtgever ook zorgen voor een wat verhoogd speelvlak of podium zodat iedereen de acteurs en het spel goed kan zien tenzij de rijen stoelen oplopend zijn. 

Geluidsvoorziening

Wanneer er meer dan 40 à 50 mensen aanwezig zijn bij de uitvoering/opdracht, is het van belang om met Hetsen & Visscher te overleggen of u als opdrachtgever voor geluidsversterking zorg moet dragen. Of geluidsvoorziening gewenst/nodig is, is afhankelijk van de groepsgrootte, zaal en opstelling. Wij kunnen u daarin adviseren. Wanneer geluidsversterking nodig is, zijn revers microfoons of headsets geschikt voor de acteurs. Handmicrofoons zijn voor de spelers ongeschikt. Voor de eventueel aanwezige intermediair is een handmicrofoon voldoende. Wanneer geluidsversterking nodig is, zorgt de opdrachtgever dat er iemand tijdens de uitvoering van de opdracht namens de opdrachtgever aanwezig is, die de geluidsversterking kan bedienen.

7.  Mystery guest(s)

Bij de inzet van mystery guest(s) vrijwaart de opdrachtgever de mystery guest(s) voor eventuele aanspraken van derden die in verband met de uitvoering van de overeenkomst schade lijden welke aan opdrachtgever toerekenbaar is. Zie ook het meegestuurde document.

8. Reistijd en (aanvullende) kosten

De afgesproken prijs* is excl. reiskosten euro 0,30 cent per km en excl. btw.

(*repetitie, uitvoering en gebruiks-/opvoeringskosten). Reistijd wordt door het bureau niet in rekening gebracht, tenzij anders overeengekomen.

Bijzondere tarieven en toeslagen

Als opdrachtgever de inzet tijdens uitvoering wilt uitbreiden, anders dan overeengekomen, zijn nader overeen te komen toeslagen verschuldigd. Bedoeld wordt bijvoorbeeld uitbreiding in:

·         Tijdsperiode; In geval van overwerk (werk buiten de overeengekomen tijd) wordt een uur prijs gedeclareerd die 1/4 is van de overeengekomen dagdeelprijs

·         I.p.v. trainingsacteur werkt o.l.v. trainer een upgrade naar senior trainingsacteur zelfstandig werkend co-trainer.

9.  De acteursinzet gaat per dagdeel

Een dagdeel bedraagt maximaal 1 tot 4 uur. Graag de tijden bij de aanvraag vermelden.

In geval van overwerk (werk buiten de overeengekomen tijd) wordt een uur prijs gedeclareerd die 1/4 is van de overeengekomen dagdeelprijs. 

10.    Betalingsvoorwaarden

We verzoeken u vriendelijk de nota(’s) binnen 14 dagen na dagtekening te betalen. Hetsen & Visschers betaalt de trainingsacteur(s)/(co-)trainer(s) altijd tijdig. We zijn genoodzaakt om 2% krediettoeslag per maand in rekening te brengen, als de nota voor de overeengekomen werkzaamheden niet tijdig betaald is.

11.    Overmacht

Dit komt gelukkig zelden tot nooit voor. In geval van afwezigheid door ziekte van de trainingsacteur(s)/(co-)trainer(s) of andere omstandigheden is dit overmacht. Hetsen & Visschers zal zich in dit geval inspannen om adequate vervanging te regelen. Is dit om welke reden dan ook niet mogelijk, dan zal de boeking verzet worden. In dat geval is Hetsen & Visschers niet aansprakelijk voor schade geleden door opdrachtgever.

12.    Foto- en filmmateriaal (online trainingen) en social media

Op het moment dat er foto- en filmmateriaal wordt gemaakt tijdens de uitvoering van de opdracht waarbij Hetsen & Visschers trainingsacteur(s)/(co-)trainer(s) heeft ingezet, wordt het materiaal altijd overlegd aan het bureau. Na schriftelijke toestemming mag het materiaal gepubliceerd worden in nieuwsbrieven, social media en/of websites. Bij plaatsing wordt altijd onder vermelding van gedaan:

Verzorgd door trainingsacteurs van Hetsen & Visschers Training en Acteursbureau B.V.

www.hetsen-visschers.nl

Opname bij online trainingen
Bij online trainingen is opname niet toegestaan, tenzij dit is afgestemd met het bureau en er een eventuele buy-out is afgesproken.

13.  PR en Communicatie vanuit opdrachtgever

Opdrachtgever vermeldt altijd bij publicatie het bureau Hetsen & Visschers en niet enkel de naam van de individuele trainer, co-trainer, trainingsacteur. We vinden het leuk als opdrachtgever online een link (tagged) naar het bureau Hetsen & Visschers.

14.  Video opnames

Als er tijdens de opdracht/training/workshop/bijeenkomst gefilmd wordt laat de opdrachtgever dit vooraf weten aan Hetsen & Visschers. Bij een vluchtige impressie, als een soort uitnodiging of terugblik op de bijeenkomst brengen we geen kosten in rekening. Op het moment dat de bijdrage van onze trainingsacteurs inclusief scènes volledig worden opgenomen, of diverse fragmenten als studiemateriaal, is de buy-out regeling van toepassing.

15.  Tevreden klanten of klachten

We vinden het belangrijk om ervoor te zorgen dat u tevreden bent en blijft over de geleverde kwaliteit, onze samenwerking en dienstverlening. Graag ontvangen we feedback over de inzet bij uw opdracht.

Bedankt voor het vertrouwen en de prettige samenwerking!

We wensen u ook een prettige samenwerking met onze trainingsacteurs en (co-)trainers toe. We horen het graag als u nog vragen of wensen heeft.

Met vriendelijke groeten,

Hetsen & Visschers Training en Acteursbureau B.V.